計(jì)算過(guò)程并不復(fù)雜，但結(jié)果卻令人吃驚。首先，假設(shè)一家公司有20,000名領(lǐng)取薪水的職員，其中包括許多技術(shù)精湛的人才。之后計(jì)算出這些員工的人均年薪為100,000美元。保守估計(jì)，假如每個(gè)人每年在低效會(huì)議上花費(fèi)15%的時(shí)間。那么公司在這方面浪費(fèi)的時(shí)間所造成的損失是多少?答案是：3億美元。

　　以上是分析公司volometrix的調(diào)查結(jié)果。這家公司的調(diào)查人員研究了二十多家美國(guó)大型公司的會(huì)議管理方式。在一家極具代表性的公司，僅管理高層會(huì)議便已經(jīng)花去了約300,000個(gè)小時(shí)，相當(dāng)于一名高管全職工作144年。

　　當(dāng)然，我們很難估算大多數(shù)會(huì)議實(shí)現(xiàn)的成果，但volometrix研究了會(huì)議期間與會(huì)者執(zhí)行多重任務(wù)的情況。公司ceo萊恩?富勒說(shuō)：“衡量效率的方式之一是計(jì)算每一位與會(huì)者發(fā)送的電子郵件數(shù)量，”因?yàn)榘l(fā)送電子郵件和短信“表明與會(huì)者沒(méi)有100%參與討論，或許因?yàn)樗麄兏静恍枰獏⒓訒?huì)議?！眝olometrix的數(shù)據(jù)顯示，在開(kāi)會(huì)期間，每一位與會(huì)者平均每30分鐘至少發(fā)送三封電子郵件。而且，這個(gè)數(shù)據(jù)還沒(méi)有統(tǒng)計(jì)與會(huì)者收到的信息。

　　富勒說(shuō)：“人們往往不認(rèn)為一個(gè)人的時(shí)間有金錢價(jià)值，或者會(huì)議會(huì)有實(shí)際成本。但如果每個(gè)人都能更清楚和更關(guān)注時(shí)間的價(jià)值，一家公司就會(huì)提高效率，盈利能力也會(huì)大幅提升。”他提出了減少會(huì)議的四種方式。

　　限制多余的管理者出席。富勒說(shuō)：“如果同一部門或職能單位內(nèi)，有兩個(gè)以上的管理級(jí)別，這意味著有些人只是在聽(tīng)命行事。他們不參與決策過(guò)程。因此，真的有必要讓他們放下手頭的工作去出席會(huì)議嗎?”他注意到，許多公司會(huì)在會(huì)議結(jié)束后發(fā)放會(huì)議記錄，其中會(huì)詳細(xì)說(shuō)明會(huì)議的具體情況，“發(fā)放對(duì)象甚至包括出席過(guò)會(huì)議的人”，“那些只需要知曉情況的員工可以等到有時(shí)間的時(shí)候再去閱讀會(huì)議記錄?！?span style="line-height: 0; display: block; height: 0px; color: #fff; font-size: 0px">信息源:汕頭招聘網(wǎng)_www.rc3721.com<;/span>

　　制定會(huì)議時(shí)間預(yù)算。富勒建議：“計(jì)算出整個(gè)團(tuán)隊(duì)每周花在開(kāi)會(huì)上的時(shí)間總和，之后有針對(duì)性地把這個(gè)時(shí)間縮減10%或20%。這會(huì)迫使你認(rèn)真考慮哪些會(huì)議可以取消。”volometrix的一些客戶采取了富勒所謂的“極端措施”，強(qiáng)制執(zhí)行時(shí)間限制。例如：使用在預(yù)定時(shí)間斷開(kāi)的會(huì)議專線，或在會(huì)議開(kāi)始的精確時(shí)刻關(guān)閉會(huì)議室大門，禁止遲到者進(jìn)入。他說(shuō)：“通常情況下，大家不需要采取那么極端的方式”，將時(shí)間限制到最少。“你只要提醒那些不遵守時(shí)間的人，下次他們應(yīng)該做得更好?！?

　　避免時(shí)間碎片化。許多公司會(huì)間隔30或60分鐘安排會(huì)議，但富勒指出，大量研究顯示，人在被打斷之后至少需要15分鐘時(shí)間才能重新集中精神，“如果在下一次會(huì)議之前的時(shí)間不足一個(gè)小時(shí)，那就很難保持高效率?！彼ㄗh，盡可能安排連續(xù)會(huì)議，使得每個(gè)人每天都能有一大段不被打擾的時(shí)間，集中做好自己的實(shí)際工作。信息源:汕頭招聘網(wǎng)_www.rc3721.com<;/span>

　　實(shí)行審批。富勒說(shuō)：“用于開(kāi)會(huì)的時(shí)間之所以失去控制，是因?yàn)樵诖蠖鄶?shù)公司，沒(méi)有人負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)時(shí)間。沒(méi)有人決定必要的會(huì)議時(shí)長(zhǎng)。”為了解決這個(gè)問(wèn)題，volometrix的一些客戶將時(shí)間預(yù)算納入了財(cái)政預(yù)算。富勒說(shuō)：“在每一個(gè)新的研發(fā)周期或其他類型的項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)，負(fù)責(zé)人都要設(shè)定會(huì)議預(yù)算，把它作為總體開(kāi)支的一部分。會(huì)議預(yù)算需要經(jīng)過(guò)同樣的審批過(guò)程?！彼a(bǔ)充道，有些管理人員最初懷有抵觸心理，但親自做過(guò)計(jì)算之后就會(huì)轉(zhuǎn)變態(tài)度。富勒表示，在一家大型生物科技公司，首席財(cái)務(wù)官“預(yù)計(jì)公司高薪聘請(qǐng)的大量員工每年用于開(kāi)會(huì)的時(shí)間總計(jì)為60,000個(gè)小時(shí)。在被告知需要削減開(kāi)會(huì)時(shí)間時(shí)，他非常生氣。后來(lái)，他親眼看到了計(jì)算數(shù)據(jù)，了解了用于開(kāi)會(huì)的時(shí)間將給公司造成的實(shí)際損失。于是，他改變了自己的想法?！?